Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Auszug aus dem Bürokratieentlastungsgesetz III: "Ein elektronisches Meldeverfahren soll die Einreichung des Krankenscheins ersetzen. Künftig informieren die Krankenkassen den Arbeitgeber auf Abruf elektronisch über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit seines gesetzlich versicherten Arbeitnehmers."
Quelle: www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/buerokratieentlastungsgesetz-1671684

Dies sieht auf den ersten Blick gut aus und klingt so, als wenn die eAU viele Dinge vereinfacht, digitalisiert und automatisiert. Daher möchten wir die Fakten und Herausforderungen zur eAU hier näher betrachten.

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Topcom Whitepaper zur eAU-Einführung 2023

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Was genau leistet die eAU

Digitale Übermittlung der AU-Daten und somit keine Medienbrüche
Valide und eindeutig identifizierbare AU-Daten
Übersendung von falschen AU-Belege gehören der Vergangenheit an
Taggleicher Versand der AU-Belege durch den Arzt an die GKV
Arbeitgeber ruft die AU-Daten vom GKV Server ab („Pull-Funktion“)
Direkte Übergabe zur Lohnfortzahlung (EEL-Verfahren)

Fakten zu eAU

Seit 01.01.2023 ist die eAU verpflichtend für Arbeitgeber eingeführt worden
Gesetzlich Versicherte sind nicht mehr verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeit nachzuweisen
Arbeitgebende haben die Pflicht, die AU-Daten über ein zertifiziertes HR-Programm abzurufen
Die gesetzliche Verpflichtung ist die Entgeltfortzahlung und ist somit eine zwingende Voraussetzung für den eAU-Prozess
Die Berechtigung zum Abruf der AU-Daten besteht nur, sofern der Arbeitnehmer den Anspruch auf Entgeltfortzahlung geltend macht
PK-Versicherte, Kind krank sowie Reha-Maßnahmen und Mutter-Kind-Kuren sind ausgeschlossen. Diese AU-Belege müssen dann auf dem bisherigen bekannten Papier-Prozess und somit manuell bearbeitet werden
Die Verantwortung für die Krankmeldung liegt immer noch beim Mitarbeiter. (Entgeltfortzahlungsgesetz - §5 Anzeige- und Nachweispflichten)
Der Arbeitnehmer bekommt weiterhin ein AU-Dokument inkl. Diagnosebeschreibung in Papierform zur Aufbewahrung im Störfall

Ablauf des Krankmeldeprozesses ohne und mit Krankschreibung

Schaubild Krankmeldeprozess mit und ohne Krankschreibung — Der Krankmeldeprozess mit und ohne Krankschreibung

Wichtig: Erst die Meldung des Arbeitnehmers an das Unternehmen löst die Abholung der AU Daten vom zentralen Server der gesetzlichen Krankenkassen aus.

Der Abruf der eAU-Daten kann sich bis zu 48 Stunden (nach Arztbesuch) verschieben

Aber der Arzt übermittelt die Daten nur einmal am Tag (Stapel- oder Komfortsignatur-Verfahren)

Daher kommt es zu zeitlichen Verzögerungen, nachdem sich der Mitarbeiter krankgemeldet hat.

Es können nur jeweils die Daten des erkrankten Mitarbeiters abgerufen werden und nicht pauschal die Daten aller kranken Mitarbeiter, z.B. einer gezielten Krankenkasse (Barmer, AOK, usw.)

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen und auf was müssen Sie sich einstellen?

Die eAU ist eine digitale EEL-Abholstelle
►Die Daten werden zukünftig elektronisch zentral bei den gesetzlichen Krankenkassen abgerufen
Der eAU Prozess muss aktiv von den Unternehmen gestartet werden
►Der Abruf muss aktiv vom Arbeitgeber erfolgen. Der Impuls erfolgt über die Meldung des Arbeitnehmers, aber zeitversetzt, da die Ärzte nur einmal täglich die AU-Daten übermitteln
►Das Verfahren zur Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung entbindet die Versicherten von der zustellpflicht an den Arbeitgeber sowie die krakenkasse
Die eAU liefert keine Automatisierung
►Eine durchgehende Automatisierung der Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter wird die eAU nicht liefern
►Das neue Verfahren entbindet die Versicherten von der Zustellpflicht an den Arbeitgeber und die Krankenkasse
►Prozesstypen wie Kind krank, PKV-Versicherte, Mutter-Kind-Kur und Reha-Maßnahmen sind von der eAU ausgeschlossen und werden weiterrhin klassisch umgesetzt
Der Arbeitgeber erhält direkte Auskünfte zur Lohnfortzahlung bei Langzeiterkrankten und die Papieraufbewahrung entfällt

Vergleich digitale AU und eAU gemäß Gesetzentwurf BMWi

Die Übersicht zeigt die enthaltenen Funktionen der digitalen AU von Topcom und der geplanten eAU.
In der Kombination entfalten die Vorteile der beiden Lösungen ihre volle Effizienz.

Vergleich digitale AU, eAU und die Kombination aus beiden

Was liefert die eAU nicht?

Die eAU liefert keine Krankmelde-Prozessplattform mit Regelwerk:

Wo sich der Mitarbeiter krankmeldet
Wo der Arbeitgeber die Info bekommt, wann eine eAU vorliegt und abgeholt werden kann
Wo auch die Belege für PKV und Kind-krank bearbeitet werden können
Wo Regelwerke die fachlichen Prüfungen der Krankmeldung sowie der Krankschreibung ermöglichen
Wo eine durchgehende Kommunikation zum Vorgesetzten, Personaldisposition, Teams und HR möglich ist

Eine durchgehende Digitalisierung und Automatisierung aller Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter wird die eAU nicht liefern!

Vorteile der Kombination von eAU und digitaler AU

Die digitale AU-Prozessplattform von Topcom ist in der Lage, den kompletten End-to-end-Prozess abzuwickeln.

Von der Eingangskommunikation durch den Mitarbeiter über verschiedene Kanäle, die Erfassung der Daten und das Auslesen der Belege mit der OCR-Software und die Verarbeitung inkl. der von uns entwickelten Prozesse und Regelwerke. Bis hin zur Eintragung und Ablage in die HR-Systeme. Lesen Sie hier weiter.

Digitale AU