Ersetzendes Scannen TR Resiscan

In Behörden, dem Gesundheitswesen und auch in der freien Wirtschaft werden immense Kosten in die Archivierung von Papierdokumenten gesteckt. Der Grund dafür liegt in der Verpflichtung, dass viele dieser Dokumente Jahre oder Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen. Nicht nur der Lagerplatz für diese Dokumente ist kostenintensiv, auch die Verwaltung der Akten bindet Zeit, Ressourcen und Geld.

Damit mehrere Personen an verschiedenen Orten zeitgleich und unverzüglich auf die Daten zugreifen können, werden heute bereits die Papierdokumente digital erfasst. Die Vernichtung der Originaldokumente ist jedoch nicht zulässig, da die Vollständigkeit, Unversehrtheit und der Beweiswert der digitalen Kopie nicht gewährleistet werden können.

Hier setzt die Technische Richtlinie TR Resiscan an. Sie beschreibt Verfahren, wie die Anforderungen Vollständigkeit, Unversehrtheit und der Beweiswert der digitalen Kopie sichergestellt werden und daraus resultierend das Originaldokument vernichtet werden kann. 

Am 18.06.2024 um 10:00 Uhr findet ein Live-Webinar zum Thema "Rechtssicheres und ersetzendes Scannen mit TR Resiscan" statt. Melden Sie sich über nachfolgenden Button an:

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TR Resiscan auf einen Blick

Was ist TR Resiscan?

Vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) erlassene Richtlinie TR-03138 zum ersetzenden Scannen.

Was regelt die TR Resiscan?

Die Richtlinie beschreibt das digitale Erfassen von Papierdokumenten mit dem Ziel, das digitale Abbild (Scangut oder Digitalisat) rechtssicher zu archivieren und das papiergebundene Originaldokument zu vernichten.

Für wen gilt die TR Resiscan?

Für Behörden, Organisationen und Unternehmen, die Dokumente verpflichtend über einen Zeitraum aufbewahren müssen und das Ziel verfolgen, die papiergebundenen Originalbelege zu vernichten. 

Welche Bestandteile umfasst die TR Resiscan?

Die Richtlinie beschreibt die grundsätzliche Vorgehensweise, wie rechtssichere Prozesse zur o. g. Aufgabenstellung entwickelt, umgesetzt und betrieben werden. Hierzu werden je nach Schutzbedarf der Dokumente (normal, hoch, sehr hoch) Module beschrieben, die die erforderlichen Maßnahmen festlegen. Um die erforderlichen Module einzuordnen, ist im Vorfeld eine Strukturanalyse und eine Schutzbedarfsanalyse vorzunehmen. Daraus wird dann eine Verfahrensdokumentation entwickelt, die 

  • die technischen Anforderungen
  • die organisatorischen Maßnahmen
  • die Handhabung (Workflow) 
  • die Kontrolle 
  • und die Protokollierung beschreibt.

Was ist dazu nötig?

  • Die technische Ausstattung wie Scanner, Workstations, Server, Signaturkartenleser, Speichermedien etc.
  • Geeignete und zugelassene Software wie Scan- und Signatursoftware, Workflow- und DMS-Lösungen etc.
  • Eigene Skills oder beauftragte Beratungsunternehmen, um die o. g. Analysen und die Verfahrensdokumentation zu erstellen
  • Anbieter und Lösungspartner für geeignete Hardware- und Softwarekomponenten

Was können wir beitragen?

  • Experte für alle Prozessschritte von Erfassen, Klassifizieren, Extrahieren und Verifizieren bis hin zur Weiterleitung in die Geschäftsanwendungen
  • Lieferung, Installation und Betriebsunterstützung der Softwaremodule für Scannen, Workflow, Signieren und eventuelle Archivierung
  • Modular aufgebauter Grundprozess
  • Individuelle Anpassungen

Als Experte für Scan- und Archivierungsprozesse unterstützen wir Sie bei Ihren Projekten rund um TR Resiscan. Sprechen Sie uns an.