Stärkung der strategischen Zusammenarbeit
Mit dem Titanium Status würdigt Tungsten Automation die besondere Expertise von Topcom in der Implementierung, Beratung und erfolgreichen Realisierung anspruchsvoller Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte. Die Auszeichnung unterstreicht die führende Rolle von Topcom im Bereich Intelligent Automation sowie die langjährige, strategische Zusammenarbeit beider Unternehmen.

„Der Titanium Status bestätigt unseren Anspruch, Kunden umfassend bei der digitalen Transformation zu begleiten – von der Prozessanalyse über die technische Umsetzung bis zum Betrieb“, sagt Ralf Boeing, Geschäftsführer. „Wir freuen uns, die Partnerschaft mit Tungsten weiter auszubauen und gemeinsam Innovationsprojekte in Unternehmen jeder Größe voranzutreiben. Der Titanium Status ist ein weiterer Meilenstein in unserer Partnerschaft.“

Höchste Anerkennung für langjährige Erfahrung und ausgewiesene Kompetenz in der Prozessautomatisierung
Als Titanium Partner verfügt Topcom über erweiterten Zugriff auf Technologien, Schulungen und strategische Programme von Tungsten Automation. Kundinnen und Kunden profitieren dadurch von besonders kurzen Implementierungswegen, tiefem Lösungs-Know-how und einer modernen KI-gestützten Automatisierungsplattform.

Mehrwert für Kunden
Die Partnerschaft stärkt das gemeinsame Ziel, Unternehmen effizienter, agiler und resilienter für die Zukunft aufzustellen – insbesondere in Bereichen wie KI gestützte Process Automation und End to End Prozessdigitalisierung unter Einsatz innovativer Technologien wie Intelligent Automation, Robotic Process Automation (RPA), Artificial Intelligence und Agentic Process Automation (APA).

Über Topcom Kommunikationssysteme GmbH:
Topcom ist einer der führenden, unabhängigen, mittelständischen Systemintegratoren für innovative End-to-End-Geschäftsprozesslösungen durch die Verbindung von Business und IT über alle System- und Medienbrüche hinweg seit über 40 Jahren. Durch unsere branchenspezifische Prozesskompetenz und langjährige Erfahrung unterstützen wir unsere Kunden bei der digitalen Transformation ihrer Unternehmen durch maßgeschneidertes Geschäftsprozessmanagement. Topcom verbindet und ist zuverlässig. Dies spiegelt sich in einer sehr hohen Kundentreue und -zufriedenheit wider. Wir sind stolz auf unsere jahrzehntelangen Partnerschaften mit unseren Kunden. Wir konzentrieren uns auf ausgewählte Prozesse für die Branchen Energieversorger, Industrie, Handel und Logistik, um auch in Zukunft eine hohe Zufriedenheit unserer Kunden zu gewährleisten. Unser Hauptsitz befindet sich in Düsseldorf, Deutschland, und wir haben Niederlassungen in Hamburg und Stuttgart. Mehr als 200 Kunden vertrauen auf unsere Kompetenz. Weitere Informationen über Topcom finden Sie unter: topcom-group.de

Kontakt:

Birgit Kartscher
Topcom Kommunikationssysteme GmbH
Rochusstraße 47 // 40479 Düsseldorf
Telefon +49 211 17460
Telefax +49 211 1746 222
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RCS als „SMS 2.0“ – Interaktiv, sicher, ohne App
Im Zentrum steht RCS (Rich Communication Services), der neue Industriestandard für Business Messaging. Anders als klassische SMS oder E-Mail ermöglicht RCS interaktive, multimediale Dialoge direkt in der Standard-Nachrichten-App – ohne zusätzliche App oder Chatclient.

„Wir schaffen eine Omnichannel-Opportunity für Netzbetreiber – und RCS ist der zentrale Baustein. Die Kommunikation läuft direkt auf dem Handy, ohne dass der Kunde eine App installieren muss. Das senkt die Hürde für alle Beteiligten enorm“, erklärt Mattias Pirmann, CTO RCS & SMS bei LEKAB. „RCS kombiniert die Interaktivität moderner Apps mit der universellen Reichweite von SMS. Unternehmen können so direkt auf dem Endgerät des Kunden Konversationen und Transaktionen starten – ganz ohne zusätzliche App und mit maximaler Sicherheit“, ergänzt Erik Karlberg, Product Manager RCS Applications.

Unternehmen profitieren von:

• Verifiziertem Absender (Anti-Spoofing, Brand Trust)
• Rich Media (Bilder, Videos, Buttons, Karussells)
• Zwei-Wege-Kommunikation (Dialog statt Einbahnstraße)
• Fallback auf SMS: Ist RCS nicht verfügbar, wird automatisch eine SMS zugestellt – Reichweite und Zuverlässigkeit bleiben erhalten.

„Die Nachrichten, die wir verschicken, sind nachweisbar zugestellt – das ist für Compliance und Audit-Trails im Energiesektor essenziell. Wir können belegen, dass der Kunde informiert wurde“, so Pirmann weiter.

Use Cases: Incident Management, Workforce, Netzstatus
1. Incident Management:
Im Störfall zählt jede Minute. Mit Topcom Business Messaging können Leitstellen gezielt Techniker nach Ort und Qualifikation ansprechen, Rückmeldungen in Echtzeit erhalten und Einsätze automatisiert zuweisen. Ein Dashboard zeigt Status, Lesebestätigungen und Audit-Logs für Compliance und Nachweisführung.
Kunden können umgehend gezielt über das Ereignis informiert werden je nach Vorfall und Ort oder Region.
„Unsere Plattform kann gezielt Personal während eines Incidents erreichen. Die Empfänger antworten direkt auf die Nachricht, und das System weist den Einsatz automatisch zu – das ist für Versorger und auch für Branchen wie die Luftfahrt ein echter Effizienzgewinn“, so Karlberg.
2. Workforce/Jobrequest:
Bei kurzfristigen Personallücken (z. B. Krankheit, Bereitschaft) werden Schichtanfragen per RCS/SMS an passende Mitarbeiter gesendet. Die erste Rückmeldung erhält den Zuschlag, alle Beteiligten werden automatisch informiert. Das System integriert sich in bestehende HR- und Workforce-Systeme und verbessert KPIs wie Time-to-Fill und No-Show-Rate.
3. Netzstatus-Frontend:
Kunden können sich per Opt-in für Statusmeldungen registrieren. Bei Wartung, Entstörung oder Ausfall erhalten sie eine RCS-Nachricht mit Ampelanzeige (grün/gelb/rot) und direkter Interaktionsmöglichkeit. „Wir zeigen auf der E-world Live-Demos, wie Netzbetreiber und Stadtwerke ihre Kunden in Echtzeit über Wartungen oder Störungen informieren können – und das alles mit direkter Rückmeldung und Visualisierung im RCS-Dialog“, betont Pirmann.

Kundenmarketing: Mehr Interaktion, höhere Conversion durch RCS
Mit RCS hebt Topcom Business Messaging powered by LEKAB das Kundenmarketing für Energieunternehmen, Stadtwerke und Netzbetreiber auf ein neues Niveau. Die Plattform ermöglicht nicht nur das Versenden von klassischen Benachrichtigungen, sondern eröffnet völlig neue Möglichkeiten für personalisierte, interaktive Kampagnen:

• Rich Content direkt im Nachrichten-Thread: Unternehmen können Bilder, Videos, Produktinformationen, Buttons und Karussells direkt in die Nachricht integrieren. So werden Angebote, Tarifberatungen oder Service-Updates visuell und verständlich präsentiert.
• Interaktive Dialoge: Kunden können direkt auf Nachrichten reagieren, z. B. einen Termin buchen, eine Tarifoption auswählen, Feedback geben oder ein Angebot annehmen – alles ohne App-Installation, direkt in der Standard-Nachrichten-App.
• Personalisierte Kampagnen: Durch die Integration mit CRM-Systemen lassen sich Zielgruppen gezielt ansprechen und Inhalte individuell ausspielen. Beispielsweise können Kunden automatisiert über neue Produkte, Wartungen oder individuelle Verbrauchsoptimierungen informiert werden.
• Verifizierter Absender & Vertrauen: Die RCS-Verifizierung sorgt dafür, dass Kunden sicher sein können, dass die Nachricht tatsächlich vom Energieunternehmen stammt – das erhöht die Akzeptanz und die Bereitschaft zur Interaktion.
• Messbare Ergebnisse: Unternehmen erhalten detaillierte Einblicke in Öffnungsraten, Klicks und Interaktionen. So können Kampagnen laufend optimiert und der Erfolg transparent nachgewiesen werden.

Konkrete Praxisbeispiele für Marketing-Kampagnen:

• Tarifwechsel: Kunden erhalten eine RCS-Nachricht mit einer Übersicht der verfügbaren Tarife, können direkt im Chat einen Wechsel beantragen oder Rückfragen stellen. Interaktive Buttons führen zum Abschluss oder zur Beratung.
• Zufriedenheitsumfrage: Nach einem Servicekontakt wird eine kurze Umfrage per RCS versendet. Kunden können direkt im Nachrichten-Thread Feedback geben, Sterne vergeben oder Kommentare hinterlassen.
• Opt-in-Prozess: Kunden werden gezielt eingeladen, sich für Statusmeldungen, Wartungsinfos oder exklusive Angebote zu registrieren. Die Anmeldung erfolgt direkt über einen Button in der RCS-Nachricht, ohne komplizierte Formulare.

„Mit RCS können Energieunternehmen ihre Kunden nicht nur informieren, sondern aktiv einbinden. Die Interaktionsmöglichkeiten sind vielfältig – von der einfachen Rückmeldung bis zur direkten Buchung oder Vertragsverlängerung. Das steigert die Conversion und schafft echte Kundennähe“, erklärt Erik Karlberg. „RCS-Nachrichten erzielen Öffnungsraten von 80 % und mehr. Die Kunden nehmen die Angebote wahr und können direkt im Dialog reagieren – das ist ein echter Mehrwert für das Marketing und die Kundenbindung“, ergänzt Mattias Pirmann.

Technische Highlights & Integration

• API-first: Die Plattform bietet offene Schnittstellen (APIs) für CRM-, Contact-Center- und IT-Systeme.
• Tagging & Filter: Ressourcen werden nach Standort, Skills und Verfügbarkeit getaggt – für gezielte Ansprache und Automatisierung.
• Templating & Kampagnen: Personalisierte, datengetriebene Kampagnen und Service-Updates lassen sich einfach gestalten und auswerten.
• Multi-Channel-Roadmap: Neben RCS/SMS werden E-Mail, WhatsApp und Voice integriert – für konsistente, kanalübergreifende Kommunikation.

„Wir entwickeln unsere Conversations-Anwendung stetig weiter. Neben RCS werden künftig auch E-Mail, WhatsApp und Voice als gleichwertige Kanäle integriert – für eine konsistente, interaktive Kommunikation über alle Kanäle hinweg“, so Karlberg.

Compliance, Datenschutz & Sicherheit

• Datenhaltung: Hosting in der EU/EWR, primär in schwedischen Rechenzentren, optional DE-Residency möglich.
• Retention & Anonymisierung: Standardmäßig 30 Tage, optional 7 Tage; personenbezogene Daten werden anonymisiert, Inhalte nach Ablauf gelöscht.
• Audit-Logs: Jede Aktion (Login, Versand, Zuweisung) wird protokolliert – für Nachweis und Compliance (DSGVO, KRITIS).
• Authentifizierung: SSO/2FA, rollenbasiertes Rechte-Management.
• Sender Verification: RCS erfordert Registrierung und Verifizierung bei Google und den deutschen Netzbetreibern – nur geprüfte Marken können Nachrichten versenden.

„Alle Daten werden in Stockholm, also innerhalb der EU, gespeichert. Die Aufbewahrungsdauer ist flexibel, und alle Aktivitäten werden für die Nachvollziehbarkeit protokolliert. Damit erfüllen wir die Anforderungen der Energiebranche und der DSGVO“, so Pirmann. „RCS verlangt, dass Unternehmen sich bei Google und den Netzbetreibern (z.B. Deutsche Telekom) registrieren und verifizieren. Nur so ist sichergestellt, dass Nachrichten wirklich vom angegebenen Absender stammen – das schafft Vertrauen und schützt vor Betrug“, erklärt Karlberg.

Engagement & KPIs: RCS schlägt E-Mail und SMS

• Open Rates: RCS-Nachrichten erreichen Öffnungsraten von 80 % und mehr, deutlich über E-Mail (20–30 %) und SMS.
• Interaktion: Rich Content, Buttons und Dialoge führen zu höheren Klickraten und mehr Kundenbindung.
• Kosteneffizienz: Pay-per-Message-Modell reduziert Spam und sorgt für relevante, zielgerichtete Kommunikation.

„RCS-Nachrichten erzielen Öffnungsraten von 80 % und mehr – das ist ein Quantensprung gegenüber E-Mail. Und weil die Nachrichten interaktiv sind, steigt auch die Engagement-Rate deutlich“, hebt Pirmann hervor.

Onboarding & Live-Demo auf der E-world
Der Registrierungsprozess für RCS ist einfach: Nach Use-Case-Definition und Einreichung der Brand-Informationen erfolgt die Verifizierung durch die Telefon-Netzbetreiber. „Deutschland ist hier Vorreiter: Die Telefon-Netzbetreiber haben den Prozess für die Registrierung und Verifizierung von Marken stark vereinfacht. So können Unternehmen schnell starten und ihre ersten RCS-Kampagnen ausspielen“, erläutert Pirmann.

Auf der E-world zeigt Topcom Live-Demos zu Incident Management, Workforce/Jobrequest und Netzstatus – inklusive Dashboards, Audit-Logs und Opt-in-Prozessen. „Wir werden auf der E-world zeigen, wie RCS und unsere Plattform die Kommunikation im Energiesektor revolutionieren – von Incident Management bis hin zu personalisierten Kundenkampagnen“, so Karlberg.

Fazit & Ausblick
Mit „Topcom Business Messaging powered by LEKAB“ positioniert sich Topcom als innovativer Lösungsanbieter für die digitale Transformation im Energiesektor. Die Plattform verbindet Reichweite, Interaktivität und Compliance – und macht RCS/SMS zum neuen Standard für kritische und kundennahe Kommunikation.

Erleben Sie die Zukunft der Kundenkommunikation live auf der E-world in Essen
Besuchen Sie Topcom vom 10. bis 12. Februar 2026 am Stand 2A115 in Halle 2 und entdecken Sie, wie intelligente Nachrichtenübermittlung mit RCS Business Messaging funktioniert. 

Über Topcom Kommunikationssysteme GmbH:

Topcom ist ein erfahrener und langjähriger Partner für die Energiewirtschaft. Das Unternehmen bietet umfassende IT, Software- und Kommunikationslösungen, die auf die spezifischen Anforderungen der Branche zugeschnitten sind. Unser Hauptsitz befindet sich in Düsseldorf, Deutschland, und wir haben Niederlassungen in Hamburg und Stuttgart. Mehr als 200 Kunden vertrauen auf unsere Kompetenz. 

Kontakt:

Birgit Kartscher
Topcom Kommunikationssysteme GmbH
Rochusstraße 47 // 40479 Düsseldorf
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Die Energiebranche steht unter Druck: steigende Kundenerwartungen, komplexere Dienstleistungen und regulatorische Anforderungen machen den Kundenservice zu einer zentralen Herausforderung. Klassische Prozesse im Beschwerdemanagement stoßen an ihre Grenzen. Topcom präsentiert auf der E-world in Essen eine Lösung, die diese Herausforderungen adressiert – mit intelligenter Automatisierung, Omnichannel-Kommunikation und KI.

Warum jetzt handeln?
„Stadtwerke sind systemrelevant. Sie versorgen uns mit Energie, Wasser und oft auch Mobilitätslösungen. Doch die Erwartungen der Kunden steigen, und die bisherigen Wege, Anfragen zu bearbeiten, reichen nicht mehr aus“, erklärt Stephan Rebbelmund, Business Development Manager Energie bei Topcom.
Die Lösung setzt auf eine Omnichannel-Strategie: Neben E-Mail und klassischen Dokumenten kommen moderne Kanäle wie RCS ins Spiel. „RCS eröffnet ein neues Level der Kundenkommunikation – interaktive Nachrichten, angereichert mit Videos und Produktinformationen, ermöglichen einen echten Dialog“, so Rebbelmund. „Dabei konzentrieren wir uns auf die Prozessautomatisierung, die Daten werden dabei in den bestehenden Drittsystemen aktualisiert. Das reduziert den Investitionsaufwand.“
 
Technische Perspektive: KI als Enabler
„Wir verbinden moderne CRM Plattformen mit Customer Service Lösungen und integrieren neue Kanäle wie RCS über leistungsfähige Web API Schnittstellen – schnell, flexibel und ohne unnötige Komplexität“, erklärt Jan Ubbink, Solution Architect bei Topcom. „Optional können wir den gesamten Customer Service Prozess auch vollständig über unsere Plattform TotalAgility abbilden – vom Case Management bis hin zu automatisierten Workflows. So schaffen wir eine einheitliche Kommunikationsbasis, die Kundenerlebnisse spürbar verbessert.“

Darüber hinaus arbeitet das Team an erweiterten KI Funktionalitäten: „Wir setzen sowohl lokale Sprachmodelle als auch gehostete Modelle ein, die wir über das Model Context Protocol (MCP) anbinden können. Dadurch lassen sich Anfragen automatisiert klassifizieren, Informationen extrahieren und Prozesse intelligent steuern – selbstverständlich unter strikter Berücksichtigung von Datenschutz, Sicherheit und Compliance.“

Compliance und Responsible AI
Datenschutz ist ein zentrales Thema. „Wir prüfen alle Regelungen der DSGVO und Vorgaben für Betreiber kritischer Infrastrukturen“, betont Rebbelmund. „Das kann bedeuten, dass KI-Modelle lokal im Rechenzentrum des Kunden betrieben werden. Wir setzen auf europäische Cloud-Umgebungen wie Microsoft Azure EU, IONOS oder STACKIT, die nationale Datenschutzrichtlinien erfüllen.“

Business Impact und KPIs
Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Bearbeitungszeit: Reduktion um mehr als 40 % durch automatisierte Prozesse
• Kundenzufriedenheit: Verbesserte Erreichbarkeit und schnellere Lösungen
• Kosten: Senkung der Servicekosten durch 24/7-Verfügbarkeit und Entlastung der Mitarbeiter 
  Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Netzbetreiber kämpft mit einem Antragsstau von 20.000 PV-Anträgen – manuell nicht lösbar. KI-basierte Automatisierung schafft hier Abhilfe
• Skalierbarkeit: Spitzenzeiten können durch flexible Plattformarchitektur ausgesteuert werden

Roadmap und Ausblick
Topcom entwickelt die Lösung entlang der Evolutionsstufen der KI – immer im Dialog mit Kunden. Geplant sind weitere Kanäle, erweiterte Automatisierungsfunktionen und intelligente Self-Service-Angebote. „Conversational AI wird in den nächsten Jahren eine Schlüsselrolle spielen – nicht nur im Kundenservice, sondern auch im Netzbetrieb, im Vertrieb und Marketing“, so Rebbelmund.

Erleben Sie die Zukunft der Kundenkommunikation live auf der E-world in Essen
Besuchen Sie Topcom vom 10. bis 12. Februar 2026 am Stand 2A115 in Halle 2 und entdecken Sie, wie intelligente Automatisierung und Omnichannel-Technologien Ihr Beschwerdemanagement transformieren. 

Über Topcom Kommunikationssysteme GmbH:

Topcom ist ein erfahrener und langjähriger Partner für die Energiewirtschaft. Das Unternehmen bietet umfassende IT, Software- und Kommunikationslösungen, die auf die spezifischen Anforderungen der Branche zugeschnitten sind. Unser Hauptsitz befindet sich in Düsseldorf, Deutschland, und wir haben Niederlassungen in Hamburg und Stuttgart. Mehr als 200 Kunden vertrauen auf unsere Kompetenz. 

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Birgit Kartscher
Topcom Kommunikationssysteme GmbH
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Die Herausforderung: Komplexität und Dynamik im Stammdatenmanagement

Die Energiebranche steht vor der Aufgabe, eine Vielzahl von Datenobjekten – von Sub-Balancing-Accounts über Verträge bis hin zu Zeitreihen – kontinuierlich und fehlerfrei an sich ändernde Rahmenbedingungen anzupassen. Besonders anspruchsvoll wird dies, wenn externe Datenquellen, wie Kundenmeldungen oder regulatorische Deklarationen, mit bestehenden Systemdaten abgeglichen werden müssen. Die Folge: Ein hoher manueller Aufwand, Fehleranfälligkeit und mangelnde Transparenz.  „Viele Unternehmen unterschätzen, wie schnell sich Fehler in den Stammdaten auf die gesamte Prozesskette auswirken können“, erläutert der Entwicklungsleiter von Topcom, Kai Bauer. „Mit Topcom MDQM bieten wir eine Lösung, die nicht nur die Datenqualität sichert, sondern auch die Flexibilität und Effizienz im Datenmanagement deutlich erhöht.“

Die Lösung: Topcom MDQM – Flexibilität, Automatisierung und Transparenz

Topcom MDQM adressiert diese Herausforderungen mit einem innovativen Ansatz: Im Zentrum steht ein flexibles Datenmanagement-Modul, das sogenannte Datasets verwendet. Diese Datasets sind konfigurierbare Datenbanktabellen, die unterschiedlichste Datentypen und -strukturen aufnehmen können. Die Typisierung der Datasets ist frei definierbar und legt fest, welche Eigenschaften (Parameter, Editierbarkeit, Sichtbarkeit etc.) die jeweiligen Datenobjekte besitzen. Alle Daten werden historisiert und können sowohl untereinander als auch mit früheren Versionen verglichen werden. Die Vergleichsfunktion ist ebenfalls flexibel konfigurierbar und ermöglicht eine präzise Nachverfolgung von Änderungen.

Die Software bietet eine moderne, intuitive Web-Oberfläche, die einen komfortablen Zugriff und die Steuerung über den Browser ermöglicht. Im Hintergrund sorgt eine leistungsfähige Prozess- und Integrationsschicht für die Anbindung an das zentrale Datenbanksystem und die sichere Kommunikation mit den angebundenen Fachsystemen. Die Integration in bestehende Systemlandschaften ist dabei ebenso möglich wie die Anbindung an verschiedene BPM-Plattformen (z.B. INUBIT oder Camunda). Weitere Open-Source-Alternativen werden unterstützt.

Technische Innovationen: Konfigurierbarkeit, Automatisierung und KI-Potenzial

Ein zentrales Merkmal von Topcom MDQM ist die einfache Implementierung und Anpassung von Schnittstellen. Unternehmen profitieren von geringen Konfigurations- und Anpassungsaufwänden, einer hohen Datenqualität und einer performanten Benutzeroberfläche. Komplexe Datenaufbereitungsprozesse werden nicht direkt im System implementiert, sondern über die BPM-Plattform abgebildet, sodass dynamische Anpassungen und eine flexible Prozessgestaltung möglich sind. Ein weiteres Highlight ist die geplante Integration von Künstlicher Intelligenz: Künftig soll KI eingesetzt werden, um Schnittstellen noch schneller zu implementieren – etwa durch automatisches Mapping von Nachrichten und eine No-Code-Integration neuer Schnittstellen. Damit werden die Einführung und Anpassung neuer Prozesse weiter vereinfacht und beschleunigt.

Praxisnutzen: Effizienz, Fehlerreduktion und Zukunftssicherheit

Für Energieversorger, Netzbetreiber und Stadtwerke ergeben sich durch den Einsatz von Topcom MDQM zahlreiche Vorteile:

• Automatisierung und Fehlerreduktion bei der Pflege komplexer Vertrags- und Bilanzkreisstrukturen
• Flexible Anpassung an neue regulatorische oder geschäftliche Anforderungen
• Transparente Nachvollziehbarkeit aller Änderungen durch Historisierung und Vergleichsfunktionen
• Moderne, skalierbare Architektur mit intuitiver Web-Oberfläche und sicherer Systemintegration
• Schnelle Integration in bestehende Systemlandschaften, unabhängig von spezifischer Hardware oder Herstellern
• Zukunftssicherheit durch geplante KI-Integration und flexible Regeldefinition

Zielgruppen und Anwendungsbereiche

Topcom MDQM richtet sich insbesondere an IT-Leiter, Verantwortliche für Stammdatenmanagement, Marktkommunikation, Zeitreihenmanagement und technische Netzsteuerung. Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die mit Massendatenverarbeitung, Zeitreihenmanagement und dynamischen Systemlandschaften konfrontiert sind. Für technische Anwender, die mit dem Austausch technischer Nachrichten und der Integration verschiedener Systeme befasst sind, bietet das System einen echten Mehrwert.

Roadmap und Weiterentwicklung

Die Weiterentwicklung von Topcom MDQM ist bereits geplant: Zukünftig sollen Anwender mit entsprechenden Rechten Typen und Differenzdefinitionen direkt in der Anwendung konfigurieren und parametrieren können. Ein integriertes Aufgabenmanagement wird die Bearbeitung von Datenkonsistenzen weiter vereinfachen.

Fazit

Mit Topcom MDQM setzt die Topcom Kommunikationssysteme GmbH neue Maßstäbe im Master Data Quality Management für die Energiebranche. Die Lösung überzeugt durch Flexibilität, Automatisierung und Transparenz – und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Datenprozesse effizient, sicher und zukunftsfähig zu gestalten. Die Premiere auf der E-world in Essen im Februar 2026 markiert den Startschuss für eine neue Generation des Stammdatenmanagements. „Wir sind überzeugt, dass Topcom MDQM einen echten Mehrwert für die Branche bietet und freuen uns darauf, die Lösung auf der E-world einem breiten Publikum zu präsentieren“, so der Entwicklungsleiter Kai Bauer abschließend.

Besuchen Sie Topcom auf der E-world vom 10. bis 12. Februar 2026 am Stand 2A115 in Halle 2 und erhalten Sie weiterführende Informationen über die innovativen Lösungen für die Energiewirtschaft.

Über Topcom Kommunikationssysteme GmbH:

Topcom ist ein erfahrener und langjähriger Partner für die Energiewirtschaft. Das Unternehmen bietet umfassende IT, Software- und Kommunikationslösungen, die auf die spezifischen Anforderungen der Branche zugeschnitten sind. Unser Hauptsitz befindet sich in Düsseldorf, Deutschland, und wir haben Niederlassungen in Hamburg und Stuttgart. Mehr als 200 Kunden vertrauen auf unsere Kompetenz. 

Kontakt:

Birgit Kartscher
Topcom Kommunikationssysteme GmbH
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LEKAB Communication Systems AB (LEKAB) und Topcom werden zu einem der wenigen Anbieter, die vollständig in maßgeschneiderte Lösungen zur Verbesserung der internen und externen Kommunikationsprozesse sowie in intelligentes Dokumentenmanagement und Business Process Management (BPM) investieren. Die Unternehmen sind überzeugt, dass der Zusammenschluss erhebliche Vorteile für Kunden und Partner bringen wird. Die erweiterte Produktpalette und die gesteigerte Innovationskraft des neuen Unternehmens werden viele gemeinsame Möglichkeiten für spannende neue Projekte eröffnen. Ralf Boeing, CEO von Topcom, wird das Deutschlandgeschäft weiterhin vom Hauptsitz in Düsseldorf aus leiten.

Die Übernahme ist ein natürlicher nächster Schritt im Rahmen des strategischen Wachstumsplans der Gruppe - dem Aufbau einer Präsenz in Nord und Mitteleuropa, um ihre Kunden und Partner im Bereich Business Messaging und Prozessautomatisierung zu unterstützen.

„Die beiden Unternehmen bieten ähnliche Dienstleistungen auf ihren jeweiligen Märkten an. Dies wird noch bessere Bedingungen schaffen, um bestehende und neue Kunden und Partner in unserer Region - Nordeuropa - zu unterstützen. Wir sehen auch ein erhebliches Potenzial, Größenvorteile zu erzielen, da unsere gemeinsame, intern entwickelte Kommunikationsplattform und die 24/7-Betriebsorganisation in mehr Märkten und von mehr Kunden genutzt werden", sagt Pekka Ollila, Vorstandsdirektor von LEKAB.

"Der Zusammenschluss mit unserem langjährigen Wegbegleiter LEKAB markiert einen bedeutenden Meilenstein in unserer Unternehmensgeschichte. Gemeinsam schaffen wir einen starken IT-Anbieter, der mit gebündeltem Knowhow und erweiterten Kapazitäten innovative Lösungen in den Bereichen intelligentes Dokumentenmanagement und Business Process Automation (BPM) anbieten wird. Wir sind davon überzeugt, dass dieser Zusammenschluss nicht nur neue Geschäftsmöglichkeiten für uns eröffnet, sondern auch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Partnern auf eine neue Ebene und über Grenzen hinweg bringt. Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zukunft und darauf, gemeinsam mit Ihnen die Effizienz und Produktivität Ihrer Geschäftsprozesse weiter zu steigern", so Ralf Boeing, Geschäftsführer der Topcom Kommunikationssysteme GmbH. 

Mats Engström, CEO von LEKAB AB, begrüßt Topcom: "Diese Übernahme ist ein spannender Schritt auf dem Weg unserer Unternehmensgruppe. Sie schafft neue Möglichkeiten für profitables Wachstum, indem wir unsere Präsenz auf dem deutschen Markt mit unseren Smart Messaging Services über unsere CPaaS-Plattform ausbauen. Außerdem stärkt sie unser Angebot in den Bereichen Business Automation und Conversational Messaging. Wir sehen ein erhebliches Potenzial in diesen konvergierenden Geschäftsbereichen und können unseren Kunden nun die nächste Generation von Mehrwertdiensten anbieten."

Zusätzliche Informationen finden Sie auch in unserem Blog. 

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:
Ralf Boeing, Geschäftsführer, Topcom, Tel: +49 172 2093447
Pekka Ollila, Board Director, LEKAB AB, Tel: +358-40 716 44 30
Mats Engström, Geschäftsführer, LEKAB AB, Tel: +46-76 500 50 08 
 
Über LEKAB Communication Systems AB
LEKAB ist ein führender Anbieter von Business Messaging, der sich auf die Bereitstellung von mobilen Messaging-Diensten für Unternehmen, Plattformen und Betreiber spezialisiert hat. Unser Angebot reicht von digitalen Tools bis hin zur Implementierung von maßgeschneiderten Lösungen, von der Strategie über Projekte bis hin zum Betrieb. Mit fundiertem technischem Fachwissen und einer Leidenschaft für Innovation unterstützen wir Schwedens führende Unternehmen und Organisationen dabei, die Chancen von morgen durch mobile Kommunikation und Automatisierung zu nutzen. LEKAB wurde 1994 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Stockholm sowie ein Büro in Vantaa, Finnland. Weitere Informationen über LEKAB finden Sie unter: www.lekab.com 

Über Topcom Kommunikationssysteme GmbH
Topcom ist einer der führenden, unabhängigen, mittelständischen Systemintegratoren für innovative End-to-End-Geschäftsprozesslösungen durch die Verbindung von Business und IT über alle System- und Medienbrüche hinweg seit über 30 Jahren. Durch unsere branchenspezifische Prozesskompetenz und langjährige Erfahrung unterstützen wir unsere Kunden bei der digitalen Transformation ihrer Unternehmen durch maßgeschneidertes Geschäftsprozessmanagement. 
Topcom verbindet und ist zuverlässig. Dies spiegelt sich in einer sehr hohen Kundentreue und -zufriedenheit wider. Wir sind stolz auf unsere jahrzehntelangen Partnerschaften mit unseren Kunden. Wir konzentrieren uns auf ausgewählte Prozesse für die Branchen Energieversorger, Industrie, Handel und Logistik, um auch in Zukunft eine hohe Zufriedenheit unserer Kunden zu gewährleisten. 
Unser Hauptsitz befindet sich in Düsseldorf, Deutschland, und wir haben Niederlassungen in Hamburg und Stuttgart. Mehr als 200 Kunden vertrauen auf unsere Kompetenz. Weitere Informationen über Topcom finden Sie unter: topcom-group.de

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„Ich freue mich sehr auf die neue Aufgabe bei Topcom. Das Unternehmen bietet aus meiner Sicht eine hervorragende sowie spannende Perspektive basierend auf dem langjährigen Knowhow in der Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen inkl. des Systemintegrations-Knowhows. Wir sind so bestens gewappnet, Kunden aller Marktrollen aus dem Energiebereich bei der digitalen Transformation zu unterstützen.“ sagte Rebbelmund. Auch Geschäftsführer Ralf Boeing ist glücklich über den Neuzugang: „Mit Stephan Rebbelmund gewinnen wir einen branchenerfahrenen Mitarbeiter für die Zukunftsthemen der Digitalisierung in der Energiewirtschaft. Rebbelmund wird unsere erfolgreichen Kundenbeziehungen weiter stärken und neue Fragestellungen der Unternehmen der Energiewirtschaft zu IoT und Digitalisierung 4.0 im Markt beantworten“. Als erfahrener Sales und Business Development Profi bringt er mehr als 25 Jahre Erfahrung aus Projekten, Business Development und Vertrieb bei Softwareherstellern, IT-Anbietern und internationalen Systemintegratoren mit Focus auf die Energiewirtschaft mit. 

Vor seinem Wechsel zu Topcom war Rebbelmund im Vertrieb bei der Bosch.IO GmbH in Berlin mit dem Schwerpunkt Business Process Management, Smart Metering, Smart Grid und Marktkommunikation sowie IoT-Lösungen tätig. Als Experte für die gesamte Bandbreite der energiewirtschaftlichen Wertschöpfungskette und dem bei Bosch.IO vertieftem IoT-Knowhow bringt er optimale Kenntnisse für den Ausbau der Digitalisierungslösungen im energiewirtschaftlichen Bereich bei Topcom mit. Sein breites Spektrum an IT, ERP und Systemintegrationslösungen hat er sich zuvor durch Tätigkeiten bei Atos in Essen, CSC in Wiesbaden, Vodafone Information Systems in Ratingen und der RWE Systems in Essen in verantwortlichen Vertriebs- und Business Development Positionen für die Energiewirtschaft, dem Public Sector und der Wohnungswirtschaft angeeignet. Topcom hat ihre Kompetenz im Energiesektor seit mehr als einem Jahrzehnt aufgebaut und entwickelt sie ständig weiter. Mehr als zwei Dutzend zufriedene Energieerzeuger, Netzbetreiber und Stadtwerke verlassen sich heute auf die Expertise und Lösungen des Unternehmens.

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Bisher werden pro Jahr rund 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AUs) ausgestellt und in vierfacher Ausfertigung (für Arbeitgeber, Krankenkasse, Arzt und Patient) gedruckt – mit entsprechend hohem Papieraufkommen und Administrationsaufwand auf Seiten der Unternehmen und Mitarbeiter. Die Digitalisierung sollte die Lösung bringen, aber die Pläne gehen nicht weit genug.

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III (18.09 2019) der Bundesregierung soll ab dem 01.01.2022 der bisherige „gelbe Schein“ der gesetzlich Versicherten durch die elektronische AU (eAU) ersetzt werden. Die Papierbelege, die der Mitarbeiter an den Arbeitgeber schicken musste, entfallen und die Belege werden auf digitalem Weg übermittelt. Und direkt gibt es Ausnahmen: es gilt nicht für PKV-Versicherte und Krankschreibungen für „Kind Krank“. Diese müssen weiterhin in Papierform erfolgen.

Was leistet die eAU aus Unternehmenssicht?

Auf den ersten Blick sieht es wie eine runde Sache aus, und die administrativen Aufwände sollen damit auf allen Seiten minimiert werden. Zukünftig wird die AU-Bescheinigung von der Arztpraxis durch das gesicherte Netz der Kassenärztlichen Vereinigung an die gesetzlichen Krankenkassen (GKV) übertragen, wo sie dann auf dem zentralen COM-Server zur Abholung durch den Arbeitgeber bereitgestellt werden. Schaut man sich den Prozess näher an, gibt es einige Fallstricke: Die eAU liefert keine zentrale Krankmelde-Prozessplattform zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Das heißt, der Arbeitnehmer muss sich auch weiterhin beim Vorgesetzten krankmelden, zum Beispiel per Telefon, E-Mail oder SMS. Eine durchgehende Kommunikation mit allen relevanten Betroffenen (HR, Personaldisposition, Projekte, Kunden, et cetera) gibt es auch nicht. Bereits beim Eingangskanal fi ndet ein Medienbruch statt und die Melde- und Abholprozesse verlaufen asynchron.

Die AU-Daten werden zwar auf dem zentralen Server der GKV bereitgestellt, müssen dort aber vom Arbeitgeber für jeden einzelnen Mitarbeiter abgerufen werden. Sie werden auf keinen Fall aktiv an den Arbeitgeber versendet! Der Arbeitgeber wird auch nicht vom System informiert, dass eine eAU abholbereit ist. Außerdem besteht keine Möglichkeit, eine pauschale Anfrage an das System nach erkrankten Mitarbeitern des Unternehmens zu stellen.

Worauf müssen sich Unternehmen also einstellen?

Die eAU ist eine digitale Abholstelle und wird einen Großteil der Papierverarbeitung und Aufbewahrung eliminieren. Die Daten werden zukünftig elektronisch zentral bei den gesetzlichen Krankenkassen abgerufen. Dieser Prozess muss aber aktiv vom Unternehmen gestartet werden. Der Prozess beginnt mit der Krankmeldung des Mitarbeiters. Die Abholung erfolgt dann zeitversetzt, da die Ärzte nur einmal täglich die AU-Daten übermitteln. Privatpatienten und Kind-Krank-Meldungen bleiben außen vor.

Die eAU kann daher keine vollständige oder durchgehende Automatisierung der Krankmeldungen der Mitarbeiter in das Backend-System liefern und entlastet die Unternehmen nur unzureichend.

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Die standardisierte Kommunikationsplattform für den europäischen Energiemarkt bildet alle regulierten Prozesse von Strom und Gas ab. Auch die individuellen Datenverarbeitungen für Wärme- und Wasserprozesse können umgesetzt werden, um ein zentrales System für die Marktkommunikation der Unternehmen zu etablieren. Vorkonfigurierte Lösungen für die unterschiedlichen Prozesse der Marktkommunikation garantieren den reibungslosen Austausch aller notwendigen Geschäftsnachrichten. Der Betrieb wird sowohl im kundeneigenen Rechenzentrum als auch in der Topcom Cloud angeboten. Optional bietet Topcom den Fachbetrieb Marktkommunikation an, der beispielsweise die Stammdatenpflege mit externen Marktteilnehmern und das Monitoring der Datenlage samt Prozessüberwachung beinhaltet. 
 
Monitoring Marktkommunikation und Prozessüberwachung

Modernes Monitoring und Prozessüberwachung stellen für zeit- und geschäftskritische Systeme und Prozesse wesentliche Instrumente für einen qualitativen Betrieb samt 24x7 Rufbereitschaft dar. Zur Minimierung des Betriebsrisikos der nachgelagerten Geschäftsprozesse können Störfälle in komplexen IT-Architekturen schnell erkannt und Maßnahmen eingeleitet werden. Das Monitoring ist als Desktop- und mobile Lösung verfügbar. 
 
Robotic Process Automation (RPA) für die Automatisierung manueller Arbeiten

Software Roboter überführen zeitintensive, manuelle Routinetätigkeiten zur Datenerlangung und Datenpflege in unterschiedlichen Systemen in die Prozesse und Oberflächen der Mitarbeiter. Informationen, die vorher unerreichbar, unbrauchbar und nur kostenintensiv integrierbar waren, werden mit RPA leicht nutzbar. Die Robotic Process Automations- und Integrationsplattform bildet einen schnellen und effizienten Weg, intelligente Robots zu konfigurieren, die die Verarbeitung von Informationen aus nahezu jeder Anwendung oder Datenquelle ohne jegliche Programmierung erledigen. 

Neuer Standort: Halle 3 Stand 3-147 

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• Marktkommunikation als Full-Service
• Marktpartner – Stammdatenmanagement
• Reduzierung von manuellem Aufwand durch Topcom RPA

in den Fokus.

Marktkommunikation: Full-Service aus einer Hand

Topcom präsentiert eine einheitliche Kommunikationsplattform zum Austausch aller notwendigen Marktnachrichten. Mit der Plattform für Marktkommunikation und dem Fachbetrieb Marktkommunikation treffen Sie die richtige Entscheidung, um die komplexen Geschäftsprozesse im Energiemarkt nachhaltig zu automatisieren. 

• Sicherstellung der Datenkommunikation und Datenformate
• Fachlicher Betrieb im direkten Kontakt mit Ihren Marktteilnehmern 
• Technischer Betrieb in einem sicheren Rechenzentrum

Partner-Stammdaten der Marktkommunikation 

Die Verwaltung von Partner-Stammdaten für die Marktkommunikation bedeutet heute noch hohen manuellen Aufwand. Fehler in diesen Stammdaten verursachen einen erhöhten, manuellen Aufwand an Klärung mit dem Partner. Durch unsere automatisierte Verwaltung von Stammdaten werden Ihnen diese fehleranfälligen Tätigkeiten weitestgehend abgenommen, und Sie haben die Stammdaten und die Prozessdaten der Partner im Blick. Dabei können Sie die Verarbeitung der Nachrichten direkt rollenbasierend aus der zentralen Plattform steuern. 

• Automatisches, rollenbasiertes und mandantenabhängiges Anlegen der Marktpartner
• Automatisierte Zertifikatsverwaltung
• Automatisiertes Anzeigen der Prozessdaten des Partners / Mandanten

Mit Topcom Robotic Process Automation manuellen Aufwand reduzieren

Mit Robotic Process Automation (RPA) von Topcom können manuelle Routinetätigkeiten automatisiert werden. Wir zeigen Ihnen, in welchen Bereichen Ihre Fachanwender selbsttätig digitale Kollegen schaffen können, die wiederkehrende, fehlerbehaftete und eintönige Tätigkeiten übernehmen. Neben anderen Bereichen fokussieren wir uns hier auf die Bereiche Onboarding, Kundenservice und HR, in denen heute noch viele Daten in verschiedene System z.B. von Papier übertragen werden müssen. 

• Manuelle Tätigkeiten automatisieren
• Mitarbeiter entlasten
• Prozesse digitalisieren

Wie Sie von unseren Energielösungen profitieren, erfahren Sie an unserem Messestand in Halle 1 Stand 1-234. 

Kontakt:

Birgit Kartscher
Topcom Kommunikationssysteme GmbH
Rochusstraße 47 // 40479 Düsseldorf
Telefon +49 211 17460
Telefax +49 211 1746 222
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Gegenstand der Bewerbung war das gemeinsame Projekt der Topcom Kommunikationssysteme GmbH mit der enercity AG zur Umsetzung einer neuen digitalen (Energie-)Plattform für die Marktkommunikation. 

Die digitale Vertriebsplattform von enercity revolutioniert den Energiemarkt. Modernisierte IT-Prozesse, die agil, modular und erweiterbar sind, sorgen für eine erhöhte Datentransparenz und stetige Prozessoptimierungen. Für den Kunden bedeutet dies ein verbessertes Kundenerlebnis durch App und mobil-optimierte Webseiten. Die Topcom präsentierte die Umsetzung des Projektes mit dem Market Process Manager basierend auf inubit BPM, welcher für den reibungslosen Austausch aller Geschäftsnachrichten im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Marktkommunikation für alle Prozesspakete (GeLi-Gas, GaBi, GPKE, MaBiS, WiM) sorgt und das out-of-the box. 

Am Tag nach der Preisverleihung stellten Dennis Böker (enercity AG) und Holger Schönekes (Topcom Kommunikationssysteme GmbH) das Projekt im Rahmen des iDay noch einmal genauer vor. Neben den technischen Details erfuhren die interessierten Teilnehmer, dass das Projekt auf Basis von Scrum in einem international operierenden Projektteam innerhalb von sechs Monaten realisiert wurde und die Lösung als Hosting im Rechenzentrum der Bosch Software Innovations bereitgestellt wird. Der Kunde enercity kann darüber hinaus beliebige Backendsysteme schnell und flexibel einbinden und den gesamten Prozess in der Marktkommunikation vollständig überwachen.

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Mit Kofax Mobile Capture können Außendienstmitarbeiter oder Kunden Dokumente und Fotos mit einem mobilen Endgerät, wie beispielsweise einem Smartphone oder Tablet-PC, erfassen und kritische Geschäftsprozesse zum frühestmöglichen Zeitpunkt anstoßen. Informationen werden direkt am Ursprungsort erfasst, klassifiziert und an nachfolgende Unternehmensanwendungen weitergeleitet. Virtuelle Dokumentenmappen werden mit Zusatzinformationen versehen und landen direkt beim weiterführenden Prozess. Durch die beschleunigten Prozesse und die direkte Rückmeldung wird der Kundenservice signifikant verbessert, der Bearbeitungsaufwand erheblich gesenkt und die Transparenz ist sofort gegeben.

Eine einzige Lösung für die gesamte Informationserfassung

Kofax Mobile Capture sorgt für die frühe Erfassung der Informationen und wird durch die Kofax Bildperfektionierungstechnik VRS unterstützt. Die Topcom BPM-Plattform verarbeitet Informationen von Mobiltelefonen, Multifunktionsgeräten (MFPs), E-Mails, Faxen, Dokumentenscannern, Webservices, Portalanwendungen, Ordnern, Druckstapeln und EDI sowie von mehr als 140 anderen Backend-Systemen.

Marktführende Bildperfektionierungstechnologie

Dokumente und Daten mit einer Kamera oder einem mobilen Gerät in einer Qualität zu erfassen, die ausreicht, um Geschäftsprozesse und Workflows einzuleiten, ist mit größeren Herausforderungen verbunden als bei der Verwendung eines herkömmlichen Scanners. Eine Beeinträchtigung der Bildqualität verringert die Effektivität der nachfolgenden Prozesse wie Klassifizierung und Extraktion, so dass eine größere Fehlerquote zu höheren Korrekturkosten führt. Lösungen, die nicht über die Bildbearbeitungsmöglichkeiten von Virtual Rescan (VRS) verfügen, sind angewiesen auf kostspielige manuelle Prozesse zur Korrektur von Erkennungs- und Klassifizierungsfehlern und heben so den finanziellen Nutzen mobiler Informationserfassung wieder auf. Kofax Mobile Capture setzt echte mobile Erfassung mithilfe der von Kofax patentierten, marktführenden Bildperfektionierungstechnik VRS in die Wirklichkeit um, so dass auch mit dem Smartphone oder Tablet aufgenommene Bilder auswertbar und von höchster Qualität sind. Herausforderungen wie Kamerawinkel, Ausleuchtung, Verzerrung und Unschärfe lassen sich mit mobile VRS effizient lösen. Kofax Mobile Capture und mobile VRS kommunizieren mit dem Benutzer und geben Rückmeldungen bezüglich der Bildqualität, bevor das Dokument zum Backend-System oder zur Verarbeitung weitergeleitet wird.

Benutzerdefinierte Apps

Mithilfe von Kofax Mobile Capture und Kofax Mobile Services können eigene Erfassungs-Apps entwickelt werden. Kunden können auf der Basis spezifischer Anwendungsfälle und -prozesse, die sie automatisieren möchten, eigene Anwen-dungen entwickeln und ihren Benutzern und Kunden zur Verfügung stellen. Selbstdefinierte mobile Apps können Kunden personalisieren und bedarfsweise mit ihrem Logo versehen.

Highlights der Lösung:

• Einfache Handhabung bei höchster Funktionalität
• Jederzeit und überall verfügbar, auch offline
• Marktführende Bildperfektionierungstechnologie VRS auch als mobile VRS
• Sichere und schnelle Übertragung per Mobilfunknetz und WLAN
• Volle Integration in die vorhandenen Geschäftsprozesse
• Individuelle Gestaltungsmöglichkeit der App
• Verfügbar für iOS und Android
• Beschleunigter Prozessdurchlauf und hohe Datenqualität
• Transparenz aller Kommunikations- und Geschäftsprozesse

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Hier entstehen viele ungenutzte Chancen, die über kurz oder lang den Geschäftserfolg eines Unternehmens maßgeblich mitbestimmen. Die Multi Channel Communication-Lösung von Topcom überbrückt diese Medienbrüche, erzielt dadurch beschleunigte und transparente Prozesse und eine vollständige und aussagefähige Archivierung.

Dabei geht es nicht mehr um eindimensionales Scannen von Papier, sondern um Software-Komplettlösungen, die – egal über welches Medium die Dokumente das Unternehmen erreichen – automatisch alle Informationen verarbeiten. Neben der automatisierten Verarbeitung ist die Erfassung direkt am Ort des Entstehens von entscheidender Bedeutung für unternehmerischen Erfolg.

Die Topcom Multi Channel Communication-Lösung ermöglicht eine automatisierte Erfassung, Auswertung, Weiterverarbeitung und Archivierung sämtlicher Dokumenteninhalte. Über Standard-Schnittstellen können alle vorhandenen Kommunikationssysteme angebunden werden. Smartphones, Tablets oder Multifunktionsgeräte (MFPs) erfassen die Dokumente unmittelbar vor Ort, und der Inhalt wird über sichere Verbindungen an eine zentrale Serveranwendung übertragen. Die Informationen werden automatisch aufbereitet und direkt an die Prozesse in nachfolgende Anwendungen übergeben.

Digitalisierung als aktueller Megatrend identifiziert

Durch den kompletten Wegfall der manuellen Erfassung erreichen die Anwender neben einer erhöhten Datenqualität eine beschleunigte Vorgangsbearbeitung und eine hohe Effizienzsteigerung. Verbunden mit einer deutlichen Kostenersparnis, erzeugen sie somit einen kurzfristigen ROI.

Eine Ende Mai 2013 von der Unternehmensberatung Deloitte veröffentlichte Mittelstands-Studie belegt, dass fast drei Viertel der befragten Unternehmen Digitalisierung für einen aktuellen Megatrend halten, auf den sie jedoch meist noch nicht entsprechend reagieren. Hier ist für viele Unternehmen ein großer Handlungsbedarf in der nahen Zukunft zu verzeichnen.

Highlights der Lösung:

• Erfassung direkt am Ursprung, unabhängig von Ort, Format und Medium
• Automatisierte Strukturierung, Auswertung und Archivierung
• Automatischer Datenabgleich und Übergabe an weiterverarbeitende Systeme
• Beschleunigter Prozessdurchlauf und hohe Datenqualität
• Transparenz aller Kommunikations- und Geschäftsprozesse

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Die Anforderungen des Kunden im Detail

Eingehende Regelenergieabrufe sollten Sachbearbeitern zugeordnet und zusammen mit den Empfangs- und Sendeergebnissen protokolliert werden. Hinzu kam der Aufbau eines neuen Gasdaten-Managementsystems der Speichertochter Trianel Gasspeicher Epe. Es wurde eine Lösung gesucht, die nach Mandanten getrennt die Marktkommunikation abbilden und ebenfalls transparent darstellen kann. Des Weiteren kam die Aufgabe dazu, einen Monitor zur Qualitätsüberwachung des Nominierungsprozesses zu finden. Hintergrund ist, dass Abweichungen im Nominierungsprozess sowohl in Echtzeit als auch vollkommen transparent für das Unternehmen dargestellt werden müssen.

Die Lösung

Topcom hat bei Trianel zur Erfüllung der definierten Anforderungen den Prozessmonitor integriert. Mit dem Prozessmonitor sind Alarmierungsfunktionen per SMS und E-Mail im Einsatz, so dass keine Zeitverluste und Verzögerungen mehr auftreten können. Um die gesetzlich vorgegebene Mandantentrennung abzubilden, wurde bei den Mandanten Trianel GmbH und Trianel Gasspeicher Epe (TGE) die inubit Suite mit einer konsequenten Verwendung von Benutzergruppen eingerichtet. Somit ist die strikte Mandantentrennung gegeben.

Die Umsetzung

Die neue Lösung konnte das bisher bei Trianel eingesetzte System zur Marktkommunikation Schritt für Schritt ablösen, so dass alle Marktpartner an das neue System von Topcom angebunden sind. Dies wird den Anforderungen des Regelenergieprozesses gerecht und konnte von Topcom schnell umgesetzt und termingerecht bereitgestellt werden. Zum System gehört nun nicht nur die automatische Alarmierung, sondern auch die permanente Visualisierung der Geschäftsabläufe im Nominierungsmonitor, der auf die Bedürfnisse von Trianel maßgeschneidert wurde.

Vorteile der Topcom Lösung

Das zentrale Monitoring aller Prozesse ermöglicht erstmalig eine vollständige Transparenz der Geschäftsabläufe mit der Möglichkeit, entsprechende Alarmierungen zu nutzen. Dadurch können Mitarbeiter auf Abweichungen sofort reagieren und umgehend nachfolgende Maßnahmen einleiten. Ein weiterer Vorteil der Topcom Lösung liegt in der zentralen Konfiguration aller möglichen Kommunikationsverbindungen über das integrierte Partner-Management. Dank der hohen Flexibilität der BPM-Suite lassen sich entsprechende Anforderungen für alle Geschäftsbereiche leicht und sehr schnell lösen.

"Seit Einführung des Nominierungsmonitors sind die Geschäftsabläufe nicht nur transparent, sondern auch in Echtzeit abgebildet. Wir sind uns sicher, dass diesem erfolgreich umgesetzten Projekt noch weitere folgen werden", André Eickhoff, Leiter Operations Management, Trianel GmbH.

Highlights des Projekts:

• Topcom Nominierungsmonitor bildet Abweichungen in Echtzeit und transparent ab
• Mitarbeiter können Maßnahmen direkt ohne Verzögerungen einleiten
• Zentrale Konfiguration aller möglichen Kommunikationsverbindungen über das integrierte Partnermanagement
• Mandantenscharfe Abbildungen aller Geschäftsprozesse
• Migration der gesamten Marktkommunikation auf die neue Topcom Plattform
• inubit Suite als flexibles Instrument, frei skalierbar und jederzeit erweiterbar auch für andere Geschäftsbereiche
• Zügige und fristgemäße Umsetzung des Projektes durch Topcom

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Birgit Kartscher
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• Verbesserung der Datenkonsistenz und Datenqualität
• Steigerung der Prozessperformance
• Transparenz der Ent-to-End Prozesse

Ein stetiges erfolgreiches Datenqualitätsmanagement folgt dem Kreislauf von Definieren – Messen – Analysieren – Verbessern – Steuern. Die Topcom Lösung liefert für diesen Kreislauf das technische Rüstzeug für eine permanente Steigerung der Datenqualität.

Die Steigerung der Prozessperformance ergibt sich direkt aus der Vermeidung von unnötigen Medienbrüchen und durch die direkte Datenübergabe in beteiligte Applikationen. Somit werden Fehler bei der manuellen Eingabe von Daten vermindert und Performance beeinflussende Faktoren durch redundante und damit verzichtbare Schnittstellen vermieden.

Das Ziel Prozesstransparenz wird durch Monitoring erreicht. Das Monitoring bietet den Mehrwert, dass der Mitarbeiter den Status seiner Prozesse zu jedem Zeitpunkt einsehen und die Verarbeitungsschritte nachvollziehen kann. Für diese Transparenz der Prozesse ist keine zusätzliche Softwareinstallation notwendig. Alle Informationen werden in allen gängigen Standardbrowsern zur Verfügung gestellt. Eine Erhöhung der Standardisierung wird durch die Vielzahl der eingesetzten Applikationen begrenzt. In der Mehrheit der vorhandenen Applikationen werden als Schnittstellen Web Services und als Datenformat XML genutzt. Der modulare Aufbau der Topcom Lösung mit den vielfältigen Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Systemen ermöglicht einen schrittweisen Ausbau des Datenqualitätsmanagement. Diese Faktoren bieten die Chance zur Erhöhung der Standardisierung in der heutigen Systemlandschaft und für zukünftige Erweiterungen.

Die in der Topcom Lösung verwendete Business Rules Engine treibt die Automatisierung der Prozesse voran und berücksichtigt dabei die fachlichen manuellen Entscheidungsfindungen vollständig. Dass dabei die Regeln zur Automatisierung nicht umständlich programmiert werden, sondern von fachbezogenen Mitarbeitern einfach und sicher entworfen werden, garantiert die schnelle Implementierung auf der Basis der flexiblen Anforderungen der Fachbereiche.

Besuchen Sie Topcom auf der E-world energy & water in Essen vom 5. - 7. Februar 2013 in Halle 1 Stand 1-234 und erfahren Sie mehr über unsere aktuellen IT-Lösungen für den Energiemarkt.

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Birgit Kartscher
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Die Aufgabe war, eine direkte Verbindung zwischen Microsoft Exchange, Kofax Communication Server und Kofax Capture zu bilden. Eine neue, zusätzliche Softwareplattform sollte aus Komplexitätsgesichtspunkten vermieden werden. Die eingehenden Maildokumente sollten je nach Klasse automatisch dem richtigen Verarbeitungsprozess und Buchungskreis zugeführt werden - eine manuelle Klassifikation erfolgt nur in Ausnahmefällen in einem hierfür eingerichteten Postfach.

Da im Gegensatz zur klassischen EDI-Kommunikation der Mail-Absender frei in der Gestaltung und Struktur seiner Dokumente ist, muss das System mit verschiedenen Datei-anhängen und Formaten umgehen können. Des Weiteren ist für die notwendige Verfahrens-dokumentation gemäß Steuerrecht sicherzustellen, dass keine Nachricht verloren gehen kann und die IT Administration bei Verarbeitungsproblemen benachrichtigt und der gesamte Vorgang protokolliert wird.

Eine Aufgabe der Metabo IT besteht darin, die Anzahl der IT-Systeme zu begrenzen. Aufgrund der guten Erfahrungen mit dem Kofax Communication Server als Faxkomponente hat sich das Interesse schnell auf die Topcom-Lösung fokussiert, die alle Anforderungen abdeckt. Auch die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Topcom seit mehr als einem Jahrzehnt, hat Metabo die Auftragserteilung leicht gemacht. 

Größter Nutzer der neu geschaffenen Eingangsschnittstelle ist derzeit die Metabo Deutschland GmbH für Rechnungen, Bestellungen und Belastungsanzeigen. Ein Roll-Out für alle Tochtergesellschaften, die SAP einsetzen, läuft bereits.

Der Kofax Communication Server konvertiert sämtliche bekannte E-Mail-Anhänge (*.pdf, *.xls, *.doc, *.html, *. jpg sowie auch gezippte Dateien) in ein einheitliches Tiff-Multipage-Format. Zusammen mit eindeutigen Übertragungsdaten werden die Dateien direkt an Kofax Capture übergeben. Dort erscheinen die Vorgänge im sogenannten Stapelmanager und werden im weiteren Prozess genauso wie gescannte Papierdokumente behandelt. Zurzeit werden täglich zwischen 200 und 300 Dokumente aus dem E-Mail-Eingang verarbeitet.

Die Fachbereiche erhalten eine zeitgemäße und komfortable Lösung für die Verarbeitung von eingehenden Dokumenten. Auch wird von einigen Geschäftspartnern die papierlose Kommunikation bereits vorgeschrieben. Neben der Einsparung von Aufwand und Kosten gegenüber der manuellen Papierverarbeitung wurde die Durchlaufzeit deutlich verkürzt. Durch die vollständige Protokollierung der Abläufe ist eine compliance-konforme Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet. Die Fehlerrate wurde erheblich reduziert. Seine Zufriedenheit über den Projektablauf zeigt Peter Schauflinger, IT & Prozesse bei Metabo: "Durch die professionelle Unterstützung von Topcom konnten wir das Projekt schnell und erfolgreich umsetzen.“

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