Basis für einen exzellenten Gesamtprozess
Auftragsbestätigungen stehen am Anfang des End-to-End-Prozesses gleich nach den ausgehenden Bestellungen.
Häufig sind Lieferanten gezwungen, Details zu den Bestellungen anzupassen. Dies sind in erster Linie Informationen zu Lieferdaten oder Ersatzprodukten, die geliefert werden. In seltenen Fällen sind es Preisanpassungen, die die Bestätigungen von den Bestellungen abweichen lassen.
Diese Informationen sind für Sie als Kunden für den weiteren Ablauf wichtig. Unstimmigkeiten müssen schnell bearbeitet werden. Lieferdaten bestimmen die Verwendbarkeit der bestellten Waren und Dienstleistungen. Verzögerungen beeinflussen die Kernprozesse, da wichtige Materialien nicht pünktlich oder "in Time" zur Verfügung stehen. Durch die Wertigkeit dieser Informationen ist ein möglichst automatisierter Abgleich der Bestellinformation lohnend.
Abweichungen bei Preisen können automatisch zu Anpassungen des Materialstammes führen. Unstimmigkeiten können frühzeitig erkannt und behoben werden. Ebenso werden Probleme im Nachgang des Gesamtprozesses vermieden und der Wareneingang und die Rechnungsverarbeitung optimiert.
Auftragsbestätigungen zentral verarbeiten
Maverick-Buying, also das verteilte Beschaffen durch die Fachbereiche, erhöht den Aufwand um ein Vielfaches.
Purchase-Automation setzt genau hier an.
Eingebettet in die Digital Mailroom Plattform werden alle eingehenden Auftragsbestätigungen automatisch klassifiziert und als Auftragsbestätigung erkannt. Hierbei wird KI-Technologie eingesetzt, die selbstlernend (maschinelles Lernen) Dokumente neuer Lieferanten übernehmen kann. Dabei wird sie vom Fachbereich unterstützt, was den Aufwand für das Onboarding von der IT in den Fachbereich überführt, und gleichzeitig Schritt für Schritt minimiert.