Lernen Sie die Prozesse kennen, die in Ihrem Unternehmen von RPA profitieren können
Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir in unterschiedlichen Unternehmensbereichen Prozesse lokalisiert, bei denen der Einsatz von RPA schnell sehr positive Effekte erzielen kann.
Dabei stehen alle Prozesse im Vordergrund, bei denen Mitarbeiter oft viele interne oder externe Systeme sowie Portale manuell bedienen müssen. Viele dieser Prozesse dienen der Datenermittlung oder Dateneingabe. Diese stellen Routinearbeiten dar, die häufig das eigentliche Berufsfeld der Fachmitarbeiter verlassen, eher ungeliebt sind und ihnen Zeit rauben.
Viele Daten stammen aus externen Datenquellen und müssen vorab recherchiert werden. Meist liegen die Daten in strukturierter (Datenbanken, MS Excel) oder in unstrukturierter Form vor. Liegen die Daten in unstrukturierter Form vor, müssen sie in eine strukturierte Form transformiert werden.
We simplify your digital future!
Mit diesem Kernsatz zeigt Topcom den Unternehmen Wege auf, wie sie sich diesen Herausforderungen stellen können.
HR und Payroll
Drei gute Gründe für Personaler sich mit der Effizienzsteigerung ihrer Prozesse zu beschäftigen
Personaler sind für eine Personalstrategie verantwortlich, die trotz Facharbeitermangels eine ausreichende Belegschaft sicherstellt, mit der die Unternehmensziele erreicht werden können. Dafür wird der eigene Arbeitgeber wieder zur Marke gemacht. Das Employer Branding erfordert eine Menge Aufwand für die Außenwirkung, aber auch nach innen. Dieser Aufwand muss meist rein manuell durchgeführt werden.
Häufig wird nicht weniger als ein Organisationsumbau des Unternehmens durch die Personalabteilung begleitet. Der Grund dafür ist die (Teil-)Digitalisierung der Belegschaft, der Arbeitsplätze und der Art zu arbeiten. Dabei müssen gleichzeitig die eigenen Prozesse effizient gestalten werden. Viele operative Prozesse beinhalten dort eine Routine aus manuellen repetitiven Tätigkeiten. Hinzu kommt, dass die Personalabteilung einen hohen manuellen Aufwand hat, Personalkennzahlen zu ermitteln. Die Personalkennzahlen sind notwendige Grundlage einer zukunftsgerichteten Personalstrategie.
Personalstrategie
Personaldaten
Personalprozesse
Acht HR-Prozesse, die den Unternehmenserfolg mit innovativen Ideen vorantreiben
Bereiche zur Steigerung der Prozesseffizienz durch Software-Roboter
Abrechnung Lohn & Gehalt
Zeiterfassung/ Abwesenheiten/ Arbeitsunfähigkeit
Compliance Berichte
Stammdaten
Verlauf der Beschäftigung
On- und Offboarding
Aus- und Weiterbildung
Verwaltung Zusatzleistungen und Boni
Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Tungsten RPA Ihrem Unternehmen bietet. Gerne können Sie Tungsten RPA kostenlos testen. Wir begleiten Sie dann auf Ihrem Weg zu einer „Digital Workforce“. In einem Proof of Concept überzeugen Sie sich von den Vorteilen der Lösung und setzen neue innovative Ideen um. Damit geben Sie dem Unternehmenserfolg neue Impulse.
Vertrieb und Marketing
Auch im Vertrieb kann RPA sinnvoll eingesetzt werden
Eine der Hauptaufgaben im Marketing ist es, Informationen aus dem Markt zu bekommen. Diese sind entscheidend, die Vertriebsstrategie richtig anpassen zu können. Dafür sind die eigenen Verkaufszahlen wichtig, allerdings nicht allein ausreichend. Vielmehr müssen immer häufiger externe Quellen angezapft werden. Diese Quellen sind Social Media Kanäle, Marktportale und Verkaufsplattformen. Dabei sind nicht nur Daten wie Produkte, Preise und Ratings interessant. Vielmehr sind auch die Bewertungen zu den Produkten und dem Unternehmen wichtig. Diese stehen allerdings nicht in strukturierten Daten, sondern in unstrukturierten Texten zur Verfügung.
Im Vertrieb müssen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit verfügbar sein. Den Kunden müssen die richtigen Angebote zur richtigen Zeit gemacht werden können. Durch die gängige I-want-it-now-Mentalität der Kunden, müssen Angebote, Preisinformationen und andere Informationen schnell, akkurat aber auch persönlich und personifiziert bereitgestellt werden.
Dafür müssen heute viele manuelle Tätigkeiten von Mitarbeitern erfüllt werden. Diese sind schwer zu skalieren, wenn es nötig ist.
Software-Roboter regelbasierende und immer wiederkehrende Tätigkeiten
Tungsten RPA unterstützt hier Ihre Marketingabteilung in der Erstellung von Listen und Ermittlung von Informationen. Dafür übernehmen die Software-Roboter regelbasierende und immer wiederkehrende Tätigkeiten, wobei sie externe Portale bedienen, E-Mails abrufen und die so gewonnenen Informationen in Listen konsolidieren. Dabei sind die Informationen nicht immer in strukturierter Form vorhanden. Vielmehr liegen die Beschreibungen und Bewertungen von Kunden und Marktbegleitern in Fließtext vor. Methoden der künstlichen Intelligenz (KI) helfen hierbei, die Texte zu erkennen und zu bewerten. Diese Methoden lernen stetig dazu.
Gelegenheiten zur Umsetzung im Marketing
Preisgestaltung
Social Media Monitoring
Ermittlung der Marktdaten
Datenaggregation
Software-Roboter werden Teil des Teams
Tungsten RPA Software-Roboter kommen in der Vertriebsabteilung als Teil des Teams zum Einsatz, wo sie die Mitarbeiter des Vertriebsteams direkt bei Ihrer Arbeit unterstützen. Hierbei werden, während der Mitarbeiter mit dem Kunden kommuniziert, die Informationen genutzt, um dem Mitarbeiter die bereits getätigten Verkäufe, umgesetzte Projekte und ggf. die Interessen anzuzeigen. Dadurch kann der Mitarbeiter dem Kunden Cross-Selling-Angebote machen. Diese und alle darauf bezogenen Informationen werden dann vom Software-Roboter bereitgestellt und versendet.
Gelegenheiten zum Einsatz im Vertrieb
ERP- und CRM- Automatisierung
BI-Berichte
Erstellung von Angeboten
Listenerstellung
Experten im Team übernehmen das Design der Roboter
Ein besonders schnelle, fehlerfreie und somit erfolgreiche Automatisierung Ihrer Prozesse erreichen Sie, wenn Sie die Fachleute zusammenbringen. Ihre Vertriebsmitarbeiter und die Kollegen aus der IT.
Tungsten RPA stellt Ihnen grafische Oberflächen und Designwerkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie ohne Programmiersprachen (No-Code) Software-Roboter entwerfen und entwickeln können. Diese Tools sind so intuitiv und unkompliziert genug, dass die Vertriebsmitarbeiter damit arbeiten können und so leistungsstark genug, dass Ihre IT damit arbeiten will. Somit versetzen Sie Ihre Kollegen im Vertrieb und Marketing in die Lage, diese Automatisierung aktiv zu gestalten. Sie übernehmen dabei das Design der Roboter und unterstützen so die IT.
Kundenservice und Neukundenaufnahme
Aktuelle Situation: I-Want-It-Now
Software-Roboter unterstützen auch im Kundenservice
Die Art und Weise, wie Kunden mit Unternehmen agieren hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Die Kunden sind es mittlerweile gewohnt, dass Ihre Anfrage schnell aber eben auch fehlerfrei und vor allem mit einer persönlichen Ansprache bearbeitet werden.
Entsprechen die Unternehmen dem Anspruch nicht, ist es für die Kunden einfach, einen Ersatzanbieter seines Wunschproduktes oder der gewünschten Dienstleistung zu finden. Energiedienstleister können direkt über Vergleichsportale gewechselt werden. Das gleiche gilt für Versicherungen und Kreditdienstleister. Anbieter von Produkten sehen sich einer großen Konkurrenz von Web-Shops gegenüber, die mit dem gleichen oder einem ähnlichen Sortiment werben.
Der Preis ist häufig nicht das Kriterium, das die Kunden zum Wechseln bewegt. Es ist die Kundenerfahrung oder Customer Experience, die der Kunde auf der Reise durch das Unternehmen macht. Das stellt die Unternehmen vor Herausforderungen.
Sie müssen dem Kunden das Gefühl geben, dass er nur bei Ihnen das beste Angebot erhält, mit einem Leistungsumfang der persönlich auf den Kunden abgestimmt ist. Dabei müssen Sie die Dienstleistung oder das Produkt schnell liefern können. Bei Nachfragen muss der Kundendienst schnell reagieren und Auskunft geben können. Dabei müssen die Mitarbeiter der Unternehmen häufig mehrere interne Systeme bedienen, um die Daten zur Verfügung zu stellen oder Kundendaten zu pflegen.
Gerade in Zeiten, in denen erfolgreiche Marketingaktionen für Skalierungseffekte sorgen, wird der Kundendienst verstärkt mit Anfragen belastet. Aber auch hierfür muss der Kundendienst ausgelegt sein, damit potentielle Neukunden oder auch Bestandskunden ein positives Erlebnis haben und nicht durch Wartezeiten abgeschreckt werden.
Automatisierung der Customer Journey
Die Unternehmen sind gezwungen, Prozesse im Kundendienst zu automatisieren, ohne dabei die persönliche Ansprache an den Kunden aufzugeben. Der Mitarbeiter übernimmt den direkten Kontakt zum Kunden, wenn dieser es wünscht. Prozesse, die zur Datenermittlung, Datenerfassung und Dateneingabe ablaufen müssen und somit den Mitarbeiter von der Kommunikation mit dem Kunden abhält, übernehmen Tungsten RPA Roboter.
Dadurch ergeben sich für die Unternehmen folgende Vorteile
- Schnellere Bereitstellung der benötigten und gewünschten Informationen
- Höhere Prozesseffizienz und bessere Kontrolle der Prozesskosten
- Bessere Skalierungsmöglichkeiten bei laufenden Marketingkampagnen
Für Ihre Kunden bedeutet das, dass sie während der gesamten "Reise durch Ihr Unternehmen" den besten Kundenservice erhalten können.
Schritte durch Ihr Unternehmen, bei denen Ihre Kunden durch RPA den besten Kundenservice erhalten
Prozesse in der Neukundenaufnahme
Wahrung der Sorgfaltspflicht
Customer Due Diligence (CDD) und Know-Your-Customer (KYC)
Verwaltung der Kundendaten
Eintragungen in verschiedenen Systeme
Online-Registrierung
Registrierung des Kunden bei externen Partnern
Willkommenspakete
Zusenden von Materialien an den Neukunden
Prozesse im Kundenservice
Unterstützung des Kundenservices
Ermittlung von Informationen während des Kundenkontakts
Personal- disposition
Serviceanfragen und Zeitplanung
Kunden- kommunikation
Geplante und ausgelöste Kommunikation mit den Kunden
Erneuerung von Vertragslaufzeiten
Hinweise bei auslaufenden Verträgen
IT
Wie die IT die digitalen Kollegen in die Belegschaft einführt und so zu effizienteren Prozessen kommt
Die Ausgangssituation
Die IT-Abteilungen verstehen sich immer mehr als Dienstleister der Fachprozesse. Sie sind verantwortlich, geschäftsrelevante Daten für die gesamte Organisation verfügbar zu machen. Dabei wird die Datenqualität überwacht. Die IT benötigt dafür Lösungen, die flexibel genug sind, verschiedenste Datenquellen anzusteuern und unterschiedliche Datenformate verarbeiten zu können. Dabei ist es unabhängig, ob es sich um interne Systeme oder auch externe Portale handelt. Um den Bedürfnissen des Business gerecht zu werden, muss die IT die Entwicklung beschleunigen und kosten- und ressourcenschonende Projekte starten. Die Prozessverantwortlichen in den Unternehmen haben den Auftrag, ihre Prozesse effizient zu gestalten. Die Digitalisierung erfordert es, dass die Verantwortlichen die Prozesse agil halten, um schnell auf veränderte Geschäftsmodelle und damit auf die angepassten Geschäftsprozesse zu reagieren. Die IT muss für ein schnelles Time-To-Market sorgen. Dabei übernehmen immer häufiger die Fachbereiche innerhalb eines Center Of Excellence auch Designaufgaben im Rahmen der Prozessautomation.
Tungsten RPA hilft Systembrüche in Ihrem Unternehmen zu überwinden
Die Gesamtkosten pro Automation im Griff zu behalten, ist die große Herausforderung
Der geringe VDI-Footprint von Tungsten RPA senkt die Kosten pro Automation
Trotz der geforderten Agilität des Unternehmens und seiner Prozesse, müssen die Verantwortlichen der IT die Gesamtbetriebskosten im Blick halten. Die Kosten pro Automation müssen überschaubar sein. Große Infrastrukturen an realen oder virtuellen Arbeitsplatzsystemen sind suboptimal, da diese durch Bereitstellung und Betrieb ein Kostentreiber sind. Die Prozesse und das System auf denen die Prozesse abgebildet werden, müssen einfach skalierbar sein. Innerhalb des Center Of Excellence müssen sich Fachbereich und IT auf ein Designtool verständigen können, welches so einfach ist, so dass die Fachanwender als Subject Matter Expert (SME) es beherrschen und umfangreich genug, dass die IT-Experten alle Anforderungen umsetzen können. Die Automationsprozesse müssen die Governance-Richtlinien des Unternehmens erfüllen. Die Tungsten RPA Lösung von Topcom deckt genau dieses und einiges mehr ab.
Prozesse innerhalb der IT, bei deren Automation ein großer Mehrwert erzielt werden können.
Die IT ist sicherlich für den reibungslosen Ablauf der automatisierten Prozesse der Fachbereiche verantwortlich. Neben den administrativen Tätigkeiten haben die IT-Mitarbeiter unterstützende Aufgaben bei der Realisierung der Software-Roboter. Allerdings trifft man auch auf Gelegenheiten manuelle Tätigkeiten effizient, fehlerfrei und hoch flexibel zu automatisieren. Diese reichen von administrativen Tätigkeiten wie Geräte- oder Benutzerverwaltung, Softwareinstallationen und -tests, Integration von Anwendungen und Backendsysteme in die Geschäftsprozesse und den klassischen Dateioperationen wie Backups oder Filetransfers. Gerade hier werden Spezialisten mit teils IT-fremden Tätigkeiten beschäftigt, wie Daten aus Webseiten ermitteln, in Excel eintragen und Listen vergleichen.
RPA in IT-Prozessen
Gelegenheiten, wo digitale Assistenten Ihren Kollegen in der IT-Abteilung stupide und fachfremde Arbeiten abnehmen
IT-Asset-Management
Roboter ermitteln Daten zu den Geräten und kontrollieren Verbrauchs-sammelrechnungen
Benutzer-administration
Software-Roboter unterstützen beim On-Boarding und der Synchronisation
Monitoring und Integration
Software-Roboter überwachen Ihre Server auch auf Funktion nicht nur über die Erreichbarkeit.
Datei-operationen
Eintönige aber notwendige Arbeiten, wie Log-Files löschen, werden gerne an digitale Kollegen abgegeben
