Wussten Sie schon? Nicht alle Dokumente dürfen beim Scannen vernichtet werden.
Hier wird die Frage geklärt, welche Dokumente weiterhin im Original aufbewahrt werden müssen.
Auch in Zeiten der Digitalisierung gibt es zahlreiche Dokumente, die weiterhin im Original aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft insbesondere steuerrechtlich relevante Dokumente sowie Urkunden, bei denen das Original einen rechtlichen Beweiswert besitzt.
Ein Verstoß gegen diese Aufbewahrungspflichten kann nicht nur hohe Geldstrafen zur Folge haben, sondern auch rechtliche Unsicherheiten in Prüfungsverfahren mit sich bringen.
Welche Dokumente müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden?
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Zollanmeldungen
- Notarverträge und Urkunden
- Dokumente mit Wasserzeichen
So beträgt die Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Jahresabschlüsse beispielsweise laut Handelsgesetzbuch (HGB) 10 Jahre. Für Zolldokumente gilt eine Frist von 6 bis 10 Jahre. Diese kann allerdings auch länger als 10 Jahre sein, wenn bestimmte Rechtsbehelfe oder Prüfungen stattfinden.
Ein lückenhaftes Dokumentenmanagement kann nicht nur zu rechtlichen Problemen führen, sondern Sie verlieren gegebenenfalls auch das Vertrauen von Geschäftspartnern und Kunden.