Hinweise zur Datenverarbeitung zur Erfüllung der Informationspflichten gegenüber Bewerbern

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Topcom Kommunikationssysteme GmbH
Geschäftsleitung
Rochusstraße 47, 40479 Düsseldorf
Telefon: +49 211 1746 0
info@topcom-group.de

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist für Sie erreichbar unter:

Topcom Kommunikationssysteme GmbH
Datenschutzbeauftragter
Rochusstraße 47, 40479 Düsseldorf
datenschutz@topcom-group.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen zur Verfügung stellen, erheben wir in der Regel folgende Informationen:

• Anrede, Vorname, Nachname
• Lichtbild (beliebiges Format)
• eine gültige E-Mail-Adresse
• postalische Anschrift
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
• Informationen, die zur Gestaltung und Erfüllung vorvertraglicher und vertraglicher Angelegenheiten notwendig sind
• Qualifikationsnachweise
• Schul-/Abschluss sowie Arbeitszeugnisse
• Lebenslauf
• weitere Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Führungszeugnis etc.), die Sie uns freiwillig aus eigenem Antrieb zum Zwecke der Feststellung der Eignung für eine vakante Position zur Verfügung stellen

 Die Erhebung dieser Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• um Sie als Bewerber identifizieren zu können;
• um Sie angemessen beraten zu können;
• um vertragliche Angelegenheiten abwickeln zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Durchführung interner Auswahlprozesse geeigneter Bewerber

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, b und c DS-GVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung Ihrer Anfragen und für die beidseitige Erfüllung von vorvertraglichen und vertraglichen Verpflichtungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben erforderlich.

 Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (ohne Vorliegen einer Einwilligung sechs Monate gemäß § 61 b Abs. 1 ArbGG i.V.m. § 15 AGG.) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO eingewilligt haben. Sofern wir, insbesondere bei Initiativbewerbungen, zeitnah keine Vakanzen haben, jedoch auf Ihren Wunsch hin oder im Rahmen einer Interessenabwägung Ihre Bewerbung mit Ihrer Einwilligung gern zu einem späteren Zeitpunkt berücksichtigen wollen, können die Daten bis zu 2 Jahre aufbewahren. Nach Ablauf dieser Frist werden die ohne erneute Vorlage einer Einwilligung irreversibel gelöscht.

Bei Herstellung des Kontaktes über Agenturen erfolgt eine Speicherung der Stammdaten bis Vertragsablauf zur Prüfung von Provisionsansprüchen.

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den Vorangestellt aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

3. Weitergabe von Daten an Dritte 

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht.

In Ausnahmefällen können insbesondere Initiativbewerbungen nach Rücksprache mit Ihnen und Ihrer ausdrücklich zu erklärenden Einwilligung an verbundene Unternehmen weitergegeben werden. Dies erfolgt auf Grundlage Art 6 Absatz 1 Satz 1 lit a und f DS-GVO

Sofern für sensitive Bereiche eine Sicherheitsüberprüfung vorgeschrieben ist, werden Ihre Daten an die entsprechenden Behörden auf Grundlage Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit c DS-GVO weitergegeben.

4. Betroffenenrechte 

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

5. Widerspruchsrecht 

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@topcom-group.de

6. Datensicherheit

Die Verarbeitungsprozesse werden durch zentrale IT-Systeme unterstützt. Die Systeme der Topcom Kommunikationssysteme GmbH werden durch eine Vielzahl von Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Zerstörung und unzulässige Veränderung geschützt. Die Umsetzung konkreter Maßnahmen orientieren sich an den Referenzen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik und werden in einer "TOM-Eigenerklärung" jeweils aktuell zusammengefasst. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind einem Wandel durch Veränderungen der Technik und wechselnden Rahmenbedingungen unterworfen.

Alle über unsere abgesicherten Kommunikationswege verarbeiteten Daten werden verschlüsselt übertragen.

Bitte vermeiden Sie es in Ihrem Interesse personenbezogene Daten und insbesondere Ihre Bewerbungsunterlagen offen per E-Mail an uns zu senden. Jede unverschlüsselte Datenübermittlung birgt das Risiko einer unautorisierten Offenlegung Ihrer Daten.