Rechtssicher Scannen nach TR Resiscan

In der heutigen digitalen Welt ist die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate für Unternehmen und Behörden unerlässlich. Doch einfach nur scannen reicht nicht aus, wenn es um Rechts- und Revisionssicherheit geht. Hier kommt die Technische Richtlinie TR Resiscan ins Spiel. Erfahren Sie, was dahintersteckt und wie Topcom Sie auf diesem Weg unterstützen kann.

Was ist TR Resiscan eigentlich?

TR Resiscan steht für die "Technische Richtlinie 03138 – Ersetzendes Scannen" und wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt. Sie definiert die Anforderungen an den Scanprozess und die anschließende Aufbewahrung digitalisierter Dokumente, um deren Beweiswert sicherzustellen. Ziel ist es, dass gescannte Dokumente die gleichen rechtlichen Eigenschaften wie ihre physischen Originale besitzen. Dies ist die Grundlage für das "ersetzende Scannen", also die Möglichkeit, Papieroriginale nach der Digitalisierung rechtskonform zu vernichten.

Die Einhaltung der TR Resiscan ist entscheidend für:

• Rechtssicherheit: Sicherstellung der Beweiskraft digitaler Dokumente vor Gericht oder bei Prüfungen.
• Compliance: Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Effizienz: Reduzierung von Papierarchiven und Beschleunigung von Zugriffsprozessen.
• Nachhaltigkeit: Einsparung von Ressourcen durch papierärmere Prozesse.

Wie Topcom Sie bei der Umsetzung von TR Resiscan unterstützt

Als erfahrener, mittelständischer Systemintegrator versteht sich Topcom darauf, Brücken zwischen Ihren Geschäftsprozessen und der IT zu bauen. Wir haben bereits erfolgreich TR-Resiscan-konforme Scanlösungen bei verschiedenen Behörden implementiert und bringen dieses Know-how gerne bei Ihnen ein.

Unser Ansatz für Ihre TR-Resiscan-konforme Lösung:

1. Individuelle Beratung und Prozessanalyse: Wir nehmen Ihre aktuellen Dokumentenprozesse unter die Lupe und ermitteln gemeinsam mit Ihnen die spezifischen Anforderungen für ein rechtssicheres Scannen.
2. Maßgeschneiderte Konzeption: Basierend auf der Analyse entwickeln wir ein detailliertes Konzept. Dies beinhaltet die Auswahl geeigneter Scan-Hardware und -Software, die Definition von Arbeitsabläufen, die Integration von Sicherheitsmaßnahmen sowie die Ermittlung von Schutzbedarfsklassen Ihrer Dokumente.
3. Professionelle Implementierung und Integration: Unsere Experten implementieren die Lösung in Ihrer IT-Umgebung und sorgen für eine nahtlose Anbindung an bestehende Systeme wie Dokumentenmanagement- (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Durch die rechtssichere Dokumentendigitalisierung nach der TR Resiscan wird die Beweiskraft der digitalisierten Dokumente gesichert. Die digitalen Dokumente werden außerdem während des Scan-Prozesses mit einer elektronischen Signatur oder einem Siegel versehen, um so ihre Echtheit auszuweisen. Zeitstempel dienen zudem dem Existenznachweis der entsprechenden Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dabei bleibt die Integrität – also die Korrektheit der Daten – gewahrt. Die digitalisierten Unterlagen sind so für eine elektronische Weiterverarbeitung und Langzeitarchivierung vorbereitet.
4. Umfassende Schulung und Support: Wir schulen Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen und Technologien und stehen Ihnen auch nach der Einführung mit Rat und Tat zur Seite.

Zum Kurzvideo TR Resiscan

Ihr Weg zur rechtssicheren Digitalisierung

Die Umstellung auf TR-Resiscan-konformes Scannen ist ein wichtiger Schritt zur Modernisierung und Absicherung Ihrer dokumentenbasierten Prozesse. Sie ist die Vorbereitung für die weitere Automatisierung Ihrer Prozesse (z.B. intelligent digital Mailroom – KI-basierte Automatisierung Ihrer Vorgangsbearbeitung) und ermöglicht eine nahtlose Integration in Ihr E-Akten-System. Mit Topcom haben Sie einen Partner an Ihrer Seite, der Sie kompetent und praxisorientiert durch diesen Wandel begleitet.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie wir Ihre Scanprozesse zukunftssicher gestalten können? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch! 

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