Ist Ihr Scan rechtssicher?
Die Aufbewahrungspflicht: Ein hoher Kostenfaktor, ein hoher Ressourcenverbrauch, ein hoher Zeitaufwand. Sind Sie betroffen?
Einer strengen Aufbewahrungspflicht obliegt jedes Unternehmen. So müssen Akten und Dokumente oftmals Jahre oder jahrzehntelang gelagert werden. Aufgrund der bereits genannten Gründe, wollen die Unternehmen die Lagerung, Archivierung und Verwaltung in Papierform abschaffen. Daher entscheiden sich viele Firmen dazu, ihre Papierdokumente nun digital zu erfassen.
Aber Achtung: Die Vernichtung von Originaldokumenten ist unzulässig. Grund dafür ist, dass bei einer digitalen Kopie die Vollständigkeit, Unversehrtheit und der Beweiswert nicht gewährleistet werden kann. Scannen Sie beispielsweise, ein Dokument ein, müssen Sie 100 % sicherstellen, dass das eingescannte Dokument auch 1:1 mit dem originalen Dokument übereinstimmt.
Hier kommt die Technische Richtlinie „BSI TR 03138 RESISCAN“ zum Tragen. Sie beschreibt allen voran die zu erfüllenden technischen Anforderungen sowie die entsprechende Umsetzung des ersetzenden Scan-Vorgangs. Während des Workflows durchläuft das Dokument unterschiedliche Sicherheitsstufen. Hierzu zählt zum Beispiel die „Digitale Signatur“, die im Hintergrund erstellt wird, sobald das Dokument als vollumfänglich rechtssicher abgeglichen und abgesegnet wurde.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass „TR Resiscan“ eine gute Basis darstellt, um künftig vollumfänglich, eine rechtssichere Digitalisierung zu garantieren.
Haben Sie Fragen zur Integration von TR Resiscan in Ihrem Unternehmen? Dann schreiben Sie uns gerne eine Nachricht.