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Hohe Einsparpotenziale mit sicherem Zustellnachweis
Eine flexible Plattform inklusive digitaler Signatur zum elektronischen Rechnungsversand per E-Mail mit gesichertem Zustellnachweis in dem vom Empfänger geforderten Datenformat wünschen sich viele Unternehmen. Laut einer Studie der Universität Hannover wurden im Jahr 2008 ca. sechs Milliarden Rechnungen von Unternehmen in Deutschland auf dem Postweg versandt. Bei einer Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand könnten nach einer Expertise der beauftragten Wirtschaftsinformatiker Einsparpotenziale von 80 bis 90 Prozent ausgeschöpft werden.
Mit der Topcom-Lösung zum elektronischen Rechnungsversand werden die Rechnungen – nachdem sie im ERP oder CRM erzeugt wurden – signiert, archiviert und anschließend per E-Mail mit gesichertem Zustellnachweis in dem vom Empfänger geforderten Datenformat (EDI, PDF, XML, IDOC, CSV, etc.) elektronisch übermittelt.
Eindeutiger Rechtsnachweis über Empfang
Ein großer Vorteil, der sich neben der Kosteneinsparung für die wegfallenden Verarbeitungs- und Portoaufwendungen ergibt, ist die digitale Archivierung und die Nachvollziehbarkeit der Übermittlung durch eindeutige Zustell- und Empfangsnachweise. Das Topcom-System gibt exakte Auskunft darüber, wann das Dokument vom Empfänger zur Kenntnis genommen wurde. Wird eine Rechnung über einen definierten Zeitraum nicht abgerufen, dann kann der Vorgang eskaliert und weitere Maßnahmen eingeleitet werden. Diese greifen schnell und effizient und sind dem herkömmlichen Ablauf deutlich überlegen.
Hoher Nutzen auch für den Rechnungsempfänger
Auch der Empfänger der papierlosen Rechnung profitiert von e-Invoice. Der Wegfall der manuellen Erfassung sorgt für einen schnelleren Durchlauf und eine bessere Nutzung von Skonti. Je nach Empfänger ist auch eine direkte Einleitung in dessen Rechnungseingangsprozess möglich und die Dokumente sind durch die digitale Signatur sofort samt Prüfbericht rechtsverbindlich archivierbar. Hat das Unternehmen sich für eine digitale Lösung entschieden, ist es auch für die Zukunft bestens gewappnet.
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Die Vorteile auf einen Blick:Schneller Durchlauf durch automatisierte ProzesseEindeutige Zustell- und EmpfangsnachweiseKomplettsystem aus einer HandAutomatisierte EskalationsprozesseZentrale Administration und KostenerfassungCompliance-konform durch konstante Nachvollziehbarkeit des gesamten ProzessesMehr Optionen in der Weiterverarbeitung für den EmpfängerKurzfristige Amortisation, hohes Einsparpotenzial
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